Databehandlingsvilkår

 

Aftalte betingelser for databehandling

Kunden som tiltræder disse vilkår og Matrix Support ApS, CVR-nr. 29176205 (Matrix Support) har indgået aftale om outplacement eller inplacement og derigennem levering af ydelser fra Matrix Support til Kunden (Abonnementsaftalen).

 

Kunden tiltræder disse databehandlingsvilkår som del af Abonnementsaftalen med Matrix Support.

 

Matrix Support vil i henhold til Databeskyttelsesforordningens definitioner være databehandler for Kunden under Abonnementsaftalen, ved udførelse af de aftalte opgaver. Matrix Support opbevarer og behandler personoplysninger som led i udførelse af de aftalte opgaver. Parterne anerkender, at Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven finder anvendelse for Matrix Supports behandling af personoplysninger på vegne af Kunden.

 

Databehandlingsvilkårene er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen).

 

Databehandlingsvilkårene har virkning fra det tidspunkt Kunden accepterer dem og Databehandlingsvilkårene erstatter fra dette tidspunkt enhver tidligere databehandleraftale indgået mellem parterne i relation til de aftalte behandlingsaktiviteter under Abonnementsaftalen.

 

Databehandlingsvilkårene supplerer herudover Abonnementsaftalen og har forrang for deri konfliktende vilkår.

 

Databehandleraftale

Databehandlingsvilkårene udgør parternes databehandleraftale for de af Kunden overladte behandlinger af personoplysninger, og som Matrix Support har påtaget sig som led i levering af de aftalte ydelser.

 

Databehandlingsvilkårene fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når Matrix Support foretager behandling af personoplysninger på vegne af Kunden, og Databehandlingsvilkårene angiver de overordnede sikkerhedsforanstaltninger, som Matrix Support iagttager.

 

For de behandlingsaktiviteter, der er overladt til Matrix Support at udføre for Kunden, er Matrix Support databehandler i overensstemmelse med de gældende data-beskyttelsesregler, mens Kunden enten er dataansvarlig eller databehandler i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. Parterne skal hver især overholde de forpligtelser, som de gældende databeskyttelsesregler fastsætter og Databehandlings-vilkårene frigør dermed ikke hverken Matrix Support eller Kunden for sådanne forpligtelser.

 

Varighed

Databehandlingsvilkårene er gældende, fra de får virkning, og indtil Matrix Support har slettet Kundens data i overensstemmelse med reguleringen i Data-behandlingsvilkårene. Databehandlingsvilkårene og Abonnementsaftalen er indbyrdes afhængige, og Databehandlingsvilkårene kan derfor ikke opsiges særskilt.

 

Matrix Supports særlige garantier

Matrix Support garanterer overfor Kunden, at Matrix Support besidder tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at gennemføre fornødne foranstaltninger for at overholde Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de behandlingsaktiviteter, Matrix Support skal gennemføre for Kunden efter Abonnementsaftalen.

 

Kundens særlige ansvar

Kunden er ansvarlig for at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning i forhold til de personoplysninger, som overlades til Matrix Supports behandling. Kunden er herunder overfor Matrix Support navnlig ansvarlig for og indestår for, at:

– Kunden har fornøden hjemmel til at behandle og til at overlade det til Matrix Support at behandle de personoplysninger, der overlades til Matrix Support.

– Den afgivne instruks, i henhold til hvilken Matrix Support skal behandle personoplysninger på vegne af Kunden, er lovlig.

 

Behandlingernes karakter og formål

De aftalte behandlingers karakter er fastsat af parterne til gennemførelse af services fra Matrix Support til Kunden i relation til bogføring, lønadministration, skatteopgørelser og associerede administrative funktioner.

 

Det kan herudover være aftalt mellem parterne, at karakteren af behandlingerne også omfatter levering af andre tjenesteydelser, som medfører behandling af Kundens oplysninger.

 

Matrix Support vil dermed behandle de overladte oplysninger med det aftalte formål at levere de aftalte services til Kunden.

 

Typen af oplysninger

De overladte behandlinger omfatter de typer af oplysninger, som Kunden har udleveret i forbindelse med Matrix administration, herunder lønbehandling, fakturering, tilbud, kalkulation mv.

 

Kategorier af registrerede

Kategorierne af registrerede personer, som Matrix Support overlades at behandle oplysninger om, omfatter ansatte hos kunder, der skal modtage løn, samarbejdspartnere, leverandører og eventuelle kontaktpersoner udpeget af Kunden.

 

Omfang af behandlingsaktiviteter

Matrix Support må alene udføre behandling af Kundens personoplysninger i overensstemmelse med Kundens instrukser, som er dokumenteret gennem en skriftlig aftale, og som Matrix Support har accepteret.

 

Ved Kundens accept af Databehandlervilkårene, instruerer Kunden Matrix Support til at foretage behandling af Kundens personoplysninger til levering af de tjenesteydelser, der måtte være aftalt på vilkår som angivet i Abonnementsaftalen og disse Databehandlervilkår.

 

Kunden kan herudover anmode Matrix Support om at modtage yderligere skriftlige instrukser for behandling af personoplysninger for Kunden, idet Matrix Support frit kan vælge at acceptere eller afslå sådanne yderligere instrukser. Matrix Support accepterer dog altid en instruks om at ophøre med at foretage videre behandling, hvilket medfører at Matrix Support sletter Kundens data, som angivet under punktet Udlevering og sletning af Kundens data nedenfor.

 

Matrix Support vil efterkomme Kundens instrukser, som Matrix Support har godkendt, medmindre sådan behandling vil være i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning, som Matrix Support er underlagt. I så fald underretter Matrix Support Kunden herom.

 

Matrix Support er dog uanset Kundens instrukser – herunder også om sletning – forpligtet til at foretage behandlinger af Kundens personoplysninger, hvis dette følger af en retlig forpligtelse, som Matrix Support er underlagt. Kunden underrettes i så fald herom, inden behandlingen gennemføres, med mindre sådan underretning er ulovlig.

 

Kunden fastlægger dermed formål og omfang af de til Matrix Support overladte behandlingsaktiviteter.

 

Varighed af behandlingsaktiviteter

Matrix Support foretager behandling af Kundens personoplysninger så længe Matrix Support er forpligtet under Abonnementsaftalen til at udføre behandlinger – typisk så længe Abonnementsaftalen er i kraft, og i en periode derefter svarende til 5 år efter udløb af det indeværende år, hvor Abonnementsaftalen ophører. Herefter sletter Matrix Support Kundens data. Kunden kan dog i overensstemmelse med punktet Udlevering og sletning af Kundens data instruere Matrix Support om at slette dataene på et tidligere tidspunkt.

 

Sikkerhedsforanstaltninger

Matrix Support iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 32. Danløn/ProLøn gennemfører herunder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de overladte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger.

 

Rapportering af sikkerhedsbrud

Hvis Matrix Support bliver opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden i forhold til de personoplysninger, Kunden har overladt til Matrix Support at behandle, skal Matrix Support underrette Kunden om bruddet på persondata-sikkerheden uden unødig forsinkelse, efter at Matrix Support er blevet bekendt med, at der er sket et sådant brud.

 

Matrix Support skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, tage rimelige og proportionelle skridt for at begrænse skaden ved bruddet.

 

I forlængelse af underretningen til Kunden skal Matrix Support give en beskrivelse af omstændighederne ved bruddet, bruddets karakter, hvilke skridt Matrix Support har taget eller påtænker at tage for at begrænse skaden ved bruddet, og hvilke forhold Matrix Support mener, Kunden skal være særlig opmærksom på i forbindelse med bruddet, med henblik på at Kunden kan opfylde sine forpligtelser ved sikkerhedsbrud inden for Databeskyttelsesforordningens opsatte tidsfrister.

 

Underretning kan fremsendes på e-mail til den af Kunden angivne kontaktadresse.

 

Matrix Supports meddelelse om brud på persondatasikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.

 

Matrix Support bistår herudover på anmodning Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 33 og artikel 34 under hensyntagen til den overladte behandlings karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Matrix Support i forhold til et brud på persondatasikkerheden, som indtræffer hos Matrix Support.

 

Brug af underdatabehandlere

Kunden giver ved sin accept af disse Databehandlervilkår sin generelle godkendelse til, at Matrix Support må gøre brug af andre databehandlere (underdatabehandler). Information om anvendte underdatabehandlere, inklusive deres funktion og adresse, er tilgængelig nederst på siden.

 

Matrix Support sikrer ved antagelse af en underdatabehandler, at der indgås en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvorigennem det sikres at

  1. der stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen.
  2. underdatabehandleren pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i disse Databeskyttelsesvilkår, hvilket vil sige at kravene i Databeskyttelsesforordningen art. 28(3) skal efterleves samt at
  3. underdatabehandleren alene behandler Kundens persondata i den udstrækning, det er påkrævet for at opfylde de leveranceforpligtelser, underdatabehandleren har påtaget sig overfor Matrix Support, samt at behandlingen sker i overensstemmelse med de aftalte instrukser.

 

Opfylder en underdatabehandler ikke sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Matrix Support fuldt ansvarlig over for Kunden for opfyldelsen af underdatabehandlerens databeskyttelsesforpligtelser.

 

Matrix Support kan løbende opdatere listen over anvendte underdatabehandlere. Opdatering vil ske forinden eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler gennemføres. Har Kunden indsigelser mod planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, kan Kunden opsige sin Aftale med Matrix Support med virkning enten øjeblikkelig eller fra udløb af den på opsigelsestidspunktet igangværende kalender måned. Det er en forudsætning for opsigelse efter dette punkt, at opsigelsen afgives overfor Matrix Support inden for 30 dage, efter Matrix Support har opdateret listen over anvendte og planlagt anvendte underdatabehandlere. Opsigelse af Aftalen er Kundens eneste beføjelser overfor Matrix Support i denne situation.

 

Overførsler af data

Matrix Support opbevarer Kundens data indenfor EU, og der overføres derfor ikke personoplysninger til tredjelande.

 

Matrix Support kan dog som en undtagelse overføre Kundens data, inklusive personoplysninger, til et tredjeland eller en international organisation, når det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Matrix Support er underlagt; i så fald underrettes Kunden om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

 

Bistand til Kunden

Matrix Support forpligter sig til efter Kundens skriftlige anmodning herom at yde Kunden følgende bistand:

 

Matrix Support bistår, under hensyntagen til de overladte behandlingers karakter, så vidt muligt Kunden ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af Kundens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af registreredes rettigheder som fastlagt i Databeskyttelsesforordningens kapitel 3. Modtager Matrix Support en anmodning direkte fra en registreret eller potentielt registreret om udøvelse af dennes rettigheder, formidler Matrix Support straks henvendelsen videre til Kunden, som herefter afgør, om Matrix Supports assistance skal rekvireres.

Matrix Support bistår også Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelses-forordningens artikel 32-36 under hensyntagen til de til Matrix Support overladte behandlingers karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Matrix Support.

 

Matrix Support er berettiget til et særskilt vederlag for den bistand, der ydes til opfyldelse af Kundens anmodninger under dette punkt Bistand til Kunden. Vederlaget beregnes på grundlag af det tidsforbrug Matrix Support har anvendt samt Matrix Supports almindelige timesats for sådant arbejde.

 

For så vidt angår bistand til opfyldelse af Kundens forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningen art. 33-34 har Matrix Support dog ikke krav på vederlag for opfyldelse af de forpligtelser, Matrix Support har efter punktet Rapportering af sikkerhedsbrud.

 

Udlevering og sletning af Kundens data

Efter Kundens valg sletter eller tilbageleverer Matrix Support alle personoplysninger til Kunden, efter at tjenesterne vedrørende behandling er ophørt, og Matrix Support sletter eksisterende kopier, medmindre Matrix Support er underlagt en retlig forpligtelse, som foreskriver at Matrix Support skal foretage opbevaring af personoplysningerne.

 

Matrix Supports gennemførelse af Kundens instruks om at slette eller udlevere Kundens oplysninger sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens regulering og så hurtigt, som det er praktisk muligt.

 

Kunden accepterer som del af instruksen herudover, at kundens data indgår i en backup procedure med daglig backup, 14-dages backup, månedlig backup samt årlig backup, hvorfra data slettes, når backuppen i overensstemmelse med Matrix Supports backupprocedure destrueres.

 

Ansvar og ansvarsbegrænsning

For erstatning og anden kompensation, inklusive tort og godtgørelse for anden ikke-økonomisk skade, som skal betales til registrerede, som følge af overtrædelse af Databeskyttelsesforordningen, finder Databeskyttelsesloven § 40 anvendelse. Parterne er inter partes hver især ansvarlig for at udrede den del sådanne beløb, som svarer til deres del af ansvaret for skaden, jf, princippet i Databeskyttelsesforordningen art. 82, stk. 5. Om nødvendigt fastsættes ansvarsfordelingen gennem domstolsprøvelse. Parterne kan gøre regres mod hinanden ud fra et pro rata princip for udredt erstatning og anden kompensation straks beløb er udredt til den eller de skadelidte.

 

For bøder og anden straf der pålægges en part som følge af en ulovlig behandling af personoplysninger, kan parterne ikke udøve regres eller gøres krav mod hinanden.

 

Matrix Supports førelse af fortegnelser

Matrix Support er forpligtet til at føre fortegnelser over de kategorier af behandlingsaktiviteter, som udføres for Kunden i overensstemmelse med Databeskyttelses-forordningen art. 30. Kunden er forpligtet til at oplyse Matrix Support om navn og kontaktoplysninger på Kundens eventuelle repræsentant og databeskyttelsesrådgiver og ajourføre sådanne oplysninger, så fortegnelserne kan føres korrekt af Matrix Support.

 

Fortrolighedsforpligtelse

Matrix Support skal sikre, at de personer, Matrix Support har autoriseret til at behandle Kundens personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. Matrix Support og enhver, der udfører arbejde for Matrix Support, og som har adgang til Kundens personoplysninger, må kun behandle disse oplysninger efter Kundens instruks, som er accepteret af Matrix Support, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering, som Matrix Support er underlagt.

 

Matrix Support må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde Matrix Supports forpligtelser overfor Kunden. Matrix Support skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.

 

Tilsyn og revision

Matrix Support stiller alle oplysninger til rådighed for Kunden, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i Databeskyttelsesforordningen artikel 28 samt de krav til Matrix Support, som fastsættes i disse Databehandlingsvilkår. Matrix Support giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af Kunden eller en anden revisor, som er bemyndiget af Kunden.

 

Kunden kan anmode om gennemførelse af fysisk inspektion hos Matrix Support. Anmodning skal fremsendes skriftlig til Matrix Support med angivelse af, hvad Kunden ønsker at lade omfatte af inspektionen. Parterne aftaler herefter de nærmere omstændigheder og omfang for inspektion, herunder tidspunkt for gennemførelse og rapporteringsform.

 

Inspektion kan alene ske af en person, som underlægger sig Danløns almindelige sikkerhedsforanstaltninger, og som tiltræder en fortrolighedsklausul direkte overfor Matrix Support.

 

Matrix Support kan fremsætte indsigelse mod en af Kunden udpeget person til gennemførelse af inspektion, hvis den udpegede person efter Matrix Supports rimelige vurdering ikke er egnet eller kvalificeret til at kunne gennemføre inspektionen, herunder at personen (1) ikke er uafhængig, (2) er en direkte konkurrent til Matrix Support eller (3) af anden grund oplagt er uegnet til varetagelse af opgaven.

 

Fremsætter Matrix Support indsigelse mod den udpegede person, må Kunden udpege anden person til gennemførelse af inspektionen.

 

Tilsyn med Matrix Supports anvendte underdatabehandlere sker gennem Matrix Support. Kunden kan dog vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion også hos underdatabehandleren. Tilsyn skal her ske under overholdelse af underdatabehandlerens opsatte vilkår for inspektion.

 

Matrix Support og underdatabehandleres eventuelle omkostninger i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn eller inspektion hos enten Matrix Support eller underdatabehandleren, afholdes af Kunden. Matrix Support og eventuelle underdatabehandlere er herudover berettiget til vederlag for den medgåede tid til inspektionen, fastsat ud fra gældende prisliste.

 

Ændringer til Databehandlervilkårene

Matrix Support kan med et varsel på 90 dage ændre disse Databehandlervilkår. Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til Kunden. Hvis Kunden ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Kunden opsige sin Abonnementsaftale. Kunden har ikke herudover nogen beføjelser som konsekvens af ændringer til Databehandlingsvilkårene.

 

Kontaktoplysninger

Kundens henvendelser til Matrix Support omkring databeskyttelse, herunder også anmodninger om tilsyn og inspektion skal fremsendes til:

 

Matrix Support

Thorndahlsvej 7, 9200 Aalborg SV

info@matrix-support.com

+45 98 63 26 26

 

Parternes opbevaringspligt

Matrix Support og Kunden er forpligtet til at opbevare elektronisk hver sin version af disse Databehandlingsvilkår og Abonnementsaftalen og eventuelle øvrige aftaler, som er af betydning for, eller supplerer disse Databehandlingsvilkår.

Underdatabehandlere

Leverandør

Funktion

Danløn

Engholm Parkvej 8

3450 Allerød

CVR 15611472

Lønbehandler

Proløn

Tronholmen 3

8960 Randers SØ

CVR 26038642

Lønbehandler

E-conomic

Langebrogade 1

1411 København K

CVR 29403473

Regnskabsprogram

Billy

Bredgade 33C, st. th

1260 København K

CVR 33239106

Regnskabsprogram

Dinero

Vesterbrogade 1 L, 6. sal

1620 København V

CVR 34731543

Regnskabsprogram